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国税関係書類の電磁的記録による保存制度は、国税関係書類を一貫して電子計算機を使用して作成する場合に適用されます。手書きで作成された書類にはこの制度は適用されません。制度の詳細については、国税関係の法律や規制に基づく具体的な要件を確認することをおすすめします。
国税関係書類の電磁的記録による保存制度は、異なる区分や種類の国税関係書類に対して適用することができます。以下のような場合に適用されます（図表3-2参照）：
1. 注文書の写しのみを作成している場合
2. 注文書の写しに加えて領収書の写し、見積書の写し、請求書の写し等の国税関係書類を作成している場合
3. 上記の書類を本店だけでなく、事業部や事業所ごとにも作成している場合
保存等の開始日（電磁的記録による保存の開始日）および取りやめ日（保存をやめる日）は、一定の継続性がある国税関係書類の種類ごとに明確に認識されることが一般的です。したがって、これらの日付を明確に記録しておく必要があります。
この制度では、国税関係書類を保存義務者自身が一貫して電子計算機を使用して作成する場合に適用されます。ここでいう「自己が」とは、保存義務者が責任を持って行うことを指します。つまり、会計事務所や記帳代行業者などに電子計算機処理を委託している場合でも、この制度は適用されることになります。自己が作成することの意義は、保存義務者が直接責任を持ち、電磁的な記録を作成・管理することにより、正確かつ効率的な保存が実現できる点にあります。
国税関係書類の電磁的記録による保存制度は、国税関係帳簿とは異なり、書類が作成されると直ちに保存されます。そのため、課税期間の途中からでもその後の作成分を電磁的な記録等によって保存することが可能です。つまり、課税期間の途中からでも電磁的な記録を使用して作成した国税関係書類を保存することができます。この制度により、作成分の保存が迅速かつ容易に行えるようになります。
国税関係書類の電磁的記録を保存する場合、一般的には以下のような書類の区分に応じて、それぞれ該当する時点の電磁的記録を保存すべきと考えられます（図表3-3参照）：
1. 請求書等の相手方に交付する書類:
• 実際に相手方に交付した時点での電磁的記録を保存する必要があります。
• 例えば、見積内容の変更のたびに相手方に見積書を交付する場合、交付した全ての見積書に関連する電磁的記録を保存する必要があります。
2. その他の書類:
• 書類の性質に応じて、その書類の作成を完了したと認められる時点での電磁的記録を保存する必要があります。
以上が一般的な基準となりますが、具体的な書類や要件に関しては、国税関係の法律や規制に基づいて確認することをおすすめします。
電子計算機によって作成した国税関係書類を書面に出力し、手書きで新たな情報を追加した場合、それは一貫して電子計算機を使用して作成されたものとは見なされません。そのため、その書類については書面として別途保存する必要があります。
ただし、出力書面に代表者印などが押印されている場合、それ以外の情報の追加がない限り、その書類は自己が一貫して電子計算機を使用して作成されたものとみなされます。代表者印などが表示されていない状態の電磁的記録を保存することで、請求書の控えとしての保存が代替できます。
ただし、具体的な要件や法規制に基づく判断が必要な場合がありますので、国税関係の法律や規制を確認することが重要です。